지능형 구매 주문 처리(Intelligent Purchase Order Processing)는 Workato 기반의 엔드투엔드 AI 자동화 솔루션으로, 데이터 추출, 유효성 검사, 워크플로 라우팅, 승인 등 구매 주문 처리의 전체 라이프사이클을 AI 기술을 활용하여 자동화하도록 설계되었습니다. 구매 주문서는 PDF 파일, 스캔 문서, 이메일, SFTP 파일, 심지어 수기로 작성된 양식 등 다양한 형식으로 접수되는 경우가 많습니다. 이러한 주문서를 수동으로 처리하는 것은 상당한 시간과 노력이 소요되며, 오류 발생 가능성이 높아 중복 지급, 규정 준수 문제, 재정적 손실로 이어질 수 있습니다.

이 솔루션은 기업이 다양한 경로를 통해 접수된 구매 주문서에서 공급업체 정보, 구매 주문 번호, 날짜, 통화, 품목 등의 핵심 정보를 자동으로 추출할 수 있도록 지원합니다. 또한, 구매 주문서를 사용자가 선호하는 언어로 번역하여 검토를 용이하게 하는 다국어 문서 지원 기능도 제공합니다. 시스템은 중복 구매 주문서 감지, 공급업체 검증, 필수 입력 항목 확인, 승인 기준 충족 여부 검증, 분할 주문 사기 가능성 파악 등 자동화된 유효성 검사를 수행합니다. 검증된 데이터는 구조화된 CSV 형식으로 표준화되어 SAP와 같은 ERP 시스템으로 전송되어 추가 처리가 진행됩니다. 승인자는 이메일이나 Slack을 통해 경고 메시지 또는 거부 사유에 대한 자동 알림을 받아 상황을 더 잘 파악하고 신속한 의사 결정을 내릴 수 있습니다.